Préparer son audit Qualiopi en 6 semaines : check-list

L’audit Qualiopi peut intimider. Avec un planning de 6 semaines, tu l’abordes sereinement. Voici la check-list.

Semaine 1 : Diagnostic initial

Étapes :

• Télécharger le référentiel Qualiopi (gratuit sur travail-emploi.gouv.fr)
• Lire en entier (2-4h)
• Compléter la grille d’auto-évaluation par indicateur (32 indicateurs)
• Lister les écarts par criticité
• Choisir ton organisme certificateur (3-5 devis)
• Réserver une date d’audit (souvent 6-10 semaines à l’avance)

Livrable : plan d’action priorisé sur 5 semaines.

Semaine 2 : Production des documents commerciaux

Documents à produire :

• Programme détaillé de chaque formation (objectifs SMART, contenu, modalités, durée, public, prix)
• Conditions générales de vente (CGV)
• Convention de formation type
• Conditions d’inscription
• Règlement intérieur
• Information accessibilité (handicap)

Semaine 3 : Production des documents pédagogiques

Documents à produire :

• Plan de formation détaillé (à l’heure près)
• Supports pédagogiques (slides, livret stagiaire)
• Outils d’évaluation préalable et finale
• Grille d’évaluation des compétences acquises
• Questionnaires de satisfaction (à chaud, à froid)
• Procédure de gestion des réclamations

Semaine 4 : Documents organisationnels

À produire :

• CV des intervenants (toi + sous-traitants éventuels)
• Plan de développement de compétences (le tien)
• Veille pédagogique et réglementaire (preuves)
• Procédures internes (gestion administrative, suivi qualité)
• Partenariats et réseau professionnel (preuves)

Semaine 5 : Recueil des preuves

Pour chaque indicateur, l’auditeur·rice vérifie les preuves. À constituer :

• Évaluations stagiaires des 12 derniers mois
• Témoignages clients (capture LinkedIn, emails)
• Suivi de tes propres formations continues
• Veille (newsletters reçues, articles lus, conférences suivies)
• Comptes-rendus de partenariats
• Statistiques de tes formations (taux réussite, satisfaction)

Semaine 6 : Simulation et audit

Avant l’audit officiel :

• Audit blanc avec un·e collègue ou consultant·e
• Préparation des réponses aux questions courantes
• Organisation du dossier (papier ou digital)
• Vérification logistique de l’audit (lieu, accueil, horaire)

Le jour de l’audit

Déroulement type (audit initial 1-2 jours) :

1. 9h00-10h00 : Ouverture. Présentation de ton activité, périmètre couvert.
2. 10h00-13h00 : Audit documentaire. L’auditeur·rice examine tes documents et te questionne sur chaque indicateur.
3. 14h00-17h00 : Approfondissement et clarifications.
4. 17h00-17h30 : Restitution préliminaire. Non-conformités identifiées.

Tu reçois le rapport final sous 1-3 semaines.

Issues possibles

• Conformité totale : tu obtiens Qualiopi immédiatement
• Non-conformités mineures : tu as 6 mois pour les corriger
• Non-conformités majeures : audit complémentaire requis (coût supplémentaire)
• Refus de certification : rare si tu as préparé sérieusement

Conseils transverses

Sois honnête. Ne mens jamais sur tes pratiques. L’auditeur·rice détecte les incohérences.

Sois préparée. Avoir lu et préparé chaque indicateur te permet de répondre vite.

Sois pragmatique. Tu n’as pas besoin de 200 documents. 30-40 documents bien structurés suffisent.

Pose des questions. Si tu as un doute pendant la préparation, contacte ton certificateur (souvent réactif).

Outils utiles

• Beest, Sylob Formation, FormaTeam : plateformes gestion organisme de formation, intègrent Qualiopi
• Notion ou Airtable : pour organiser ta base documentaire
• Modèles gratuits : disponibles sur certains sites (mais à adapter à ton activité)

Erreurs fréquentes

• Préparer en 1 semaine. Impossible de tout couvrir.
• Acheter des modèles génériques sans les adapter. L’auditeur·rice le voit.
• Mentir sur la véracité des pratiques. Détecté en interrogations croisées.
• Sous-estimer le poids des preuves. Sans preuves, les déclarations ne suffisent pas.

Pour aller plus loin

• Qualiopi guide complet
• Coût Qualiopi
• 7 critères

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